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その書類、その廃棄方法で大丈夫？個人情報に注意！

2022.09.07

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知らなかったでは済まされない、情報セキュリティに関する基礎知識を紹介する本企画。
今回のテーマは「個人情報の正しい廃棄方法」です！

皆さんが何気なく取り扱っているその書類。
実は個人情報がふくまれているかも……？

個人情報が含まれる書類は、正しく廃棄をしないと、重大な事故を引き起こす可能性もあります。

これを機に正しい知識を身につけ、日頃の作業を見直しましょう！

 

「個人を特定できる」情報＝「個人情報」

そもそも個人情報とは、どのような情報を指すのでしょうか？

「個人を特定することができる」情報は、個人情報。氏名や生年月日、住所などがこれにあたります。

ヤマトでは「配送伝票」「配達日時変更指示書」「調査依頼済み伝票」「止置指示書」「納品書」などに個人情報が含まれています。

個人情報を正しく廃棄しないと、何が起こる？

事例①
個人情報が外部に持ち出されて悪用される！
個人情報が詐欺行為などに利用され、お客様を危険にさらすことにもつながります。

事例②
就業規則や法令で罰せられる！
就業規則や法令では、個人情報を適切に廃棄せず漏洩した場合、懲戒処分や罰金・懲役などが科されることが定められています。

「これくらいなら大丈夫」と思っていませんか？

名前しか書かれていないメモくらいならゴミ箱でも。と思っていませんか？

 

シュレッダー、ゴミが溜まって使えないからごみ箱に捨てちゃえ！

 

 

あとでまた使うかも知れないから、少しの間だけ施錠のない仮の置き場に

 

 

それ全部アウトです！

 

 

 

 

気をつけて！不適切な廃棄の4大原因と対策

思い当たる方は要注意です！どうすればよいか、確認していきましょう！

1.どれが個人情報か知らない。個人情報かどうか分からない。

個人が特定できる可能性のある情報は、すべて個人情報です。

特に、氏名、生年月日、電話番号、住所などが含まれていないか注意して、廃棄する前に書類をしっかり確認しましょう。

2.「メモくらいなら大丈夫」「シュレッダーが面倒……」など、意識が低くなっている。

どんなに小さなメモであっても、万が一外部に流出して重大な事故につながった場合、自分だけでなく、会社も大きな責任を問われる可能性があります。

3.「シュレッダーが遠いから」「ゴミがいっぱいでシュレッダーが使えないから」と、モノや環境のせいにしてしまう。

一分一秒を争う忙しさの中では、すこしの手間も惜しいですよね。
必要なときにすぐ使えるよう、職場環境を整えておくことも大切です。

4.廃棄する前に施錠なく一時保管することの常態化、保管ルールがないなど、業務オペレーションに問題がある。

決まった業務オペレーションが無いと、どう対応すればいいか迷ってしまいますよね。漏れなく個人情報の廃棄を行うためにも、書類の保管場所やルールを決めて、周知しましょう。

 

今日からできる！廃棄ミスを防ぐ3つのポイント


1.シュレッダーはいつでも使える状態に！
ゴミがいっぱいになる前に捨てる。

2.シュレッダーやECOBoxを使いやすく！
必要な場所、使いやすい位置に設置する。

3.一時保管の書類は、
鍵のかかる部屋やキャビネットなどで保管する。


この３つのポイントを職場で確かめ、さっそく明日から、個人情報が含まれた書類を正しく廃棄しましょう！

 

 


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