【シッカリ！基礎基本】社内通報制度ってどう使えばいいの？ 社員アンケートをもとに皆さんが感じる疑問点を解消します！

ヤマトグループは、働きやすい職場環境をつくるために、社内通報制度として様々な相談に応じた窓口を用意しています。

しかし、「社内通報制度の窓口に何を相談すれば良いの？」「窓口を利用したことで働きづらくなるのでは？」と疑問や不安を感じている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、「社内通報制度・コンプライアンス意識に関する社員アンケート」の結果をもとに、社内通報制度に関する皆さんの疑問にお答えしていきます！

【疑問①】職場でルール違反を見つけた時はどのように対応すれば良いですか

社員アンケートでは「直属の上司に相談をする」が43%、「同僚に相談する」が13%と多くの方が職場内で相談し、解決を図っています。一方で、職場内で相談することが難しいと感じている方も9％ほどいらっしゃいます。

またSNSへの投稿や家族・知人に相談などの方法をとってしまうと、情報漏洩に繋がる可能性も。

自分自身の身を守るためにも、一人で悩まず、社内通報制度の利用を検討してみてください。

（参考：アンケート結果）

「何もしない」「家族に相談する」などの「解決に繋がらない選択肢」を選んだ社員に注目すると、今後、職場の中核となっていく「10～20代」の割合が高くなっています。

若手社員の方々が相談しやすいように日頃からコミュニケーションをとることも重要です。

【疑問②】 どの窓口に何を相談すれば良いのかわかりません

職場内で解決できない悩みを相談する窓口は、「コンプライアンス・ホットライン」「目安箱」「企業不正通報窓口」の3種類があります。それぞれ相談できる内容が違うので、自分の悩みに合わせた窓口を利用しましょう。

 相談できる内容

・コンプライアンス・ホットライン

→労務管理・対人関係・職場環境などコンプライアンス関連の相談に適した窓口です。

・目安箱

→YHD社長に業務改善等に関する提案や意見等を伝えるための窓口です。

・企業不正通報窓口

→外部の弁護士が受け付ける窓口です。相談できる内容は、組織ぐるみの不正、重大な法令違反、政治家等への贈賄行為など重大な不正行為に限られています。

相談する時のポイント

・相談をする時は原則、「会社名」「事業所名」「社員番号」「氏名」が必要です

※教育を受けた対応担当者のみに相談者の情報が共有されるので、相談者の情報などは保護されます。

※手紙で窓口を利用する場合は、連絡先も記載するようにしてください。

・「いつ」「どこで」「誰が」「何を」したのかが分かるように、伝えたい内容を整理する

・感情的にならず落ち着いた状態で連絡する

窓口を利用する内容としてふさわしくないもの

・他人を貶める目的での利用

・自身の利益を得ることを目的とした利用

・ただの暴言

・著しく具体性に欠ける等、調査ができない内容

・給与や社内ルールに関する質問等、上司や主管支店等の上位組織に聞くべき内容

【疑問③】窓口を利用する時に秘密が保護されるか不安です

社内アンケートでは、通報制度の利用に不安を感じている社員のうち、22%が「秘密が守られるか不安」と感じているようです。しかし、社内通報規程により、誰が相談したかを探る行為や通報したことを理由とする解雇などの通報した社員への不利益な取り扱いは禁止されており、そのような行為を行った場合、処分の対象となります。

通報した社員の秘密は保護されるので、ご安心ください。

【疑問④】法令を守って仕事をするためには、どのような取り組みが重要なのでしょうか

法令やルールを守って仕事をするためには、職場内でのコミュニケーションを図り、相談・解決ができる環境を整えることが一番有効です！

職場で相談しにくい事情がある場合などは、社内通報制度の利用を検討してみてください。

（参考:アンケート調査結果）

「法令やルールを守って仕事をするために、有効だと思う取組みを教えてください」という質問に対して、最も多かった回答は「同僚とのコミュニケーション（職場ミーティング、勉強会の実施等」が29.3%、次いで「上司とのコミュニケーション（個人面談の実施等）」が17.7%、そして「業務量に見合った人員等の資源配分」が15.8%となっています。

まとめ

● 何か問題が起こった時に職場内で相談・解決ができるのが一番！それができない場合に備えて社内通報制度の利用方法を知っておく

● 社内通報制度では、相談者が不利益な取り扱いを受けないためのルールが定められている

●日ごろからコミュニケーションを取ることで職場内で相談・解決ができる風通しの良い職場を目指そう！