【シゴトのヒント】「対処する人事」から「未然に防ぐ人事」へ（富山主管支店人事・総務担当）

北信越統括では、四半期に1回、各現場での好事例を共有し、水平展開の場とする「小集団活動発表会」を開催しています。今回は第2四半期の発表会で2位を受賞した、富山主管支店人事・総務担当の取り組みを紹介します。

富山主管支店の人事・総務担当チームは2023年度に3つのチャレンジを掲げ、障がい者雇用の促進と業務の効率化を実現しています。

富山主管支店 人事・総務担当の皆さん

左から、高島さん、柴田さん、斉藤マネージャー、河原さん。河原さんは、人事・総務担当歴10年以上。2022年に柴田さん、高島さんが加わり取り組みを加速させています！

業務改善委員会で好事例を取り上げる

河原さん

現場社員から人事宛にかかってくる電話の中には、まずは所長に相談してほしいことや、その問題を所長は知っているのかな？と思うものが多くありました。そこで受電した内容をすべてメモし、問い合わせ内容と回答を業務改善委員会で共有、またキャビネットでもシェアをするようにしました。

インタビュアー

どんな変化がありましたか？

河原さん

電話での問い合わせが50％減りました！また所長の皆さんからいただく質問のレベルが高くなったと感じます。わからないから教えてほしい、ではなく80~90点の答えをもっていて「この答え方で合っている？」という確認がメインになりました。

 

インタビュアー

業務改善委員会で独自の取り組みをしていると伺いましたが、教えてください。

河原さん

会議はどうしても何か悪いことに対して、今後の対策を発表しないといけない、イヤな場になりがちですが、営業所の好事例を紹介をするようにしています。「褒める場」を設けることで、自分の営業所も取り上げて欲しいとモチベーションにつながります。

インタビュアー

例えばどのようなポイントを褒めるのですか。

河原さん

労働時間以外に、帰庫や稼働前時間の短縮、正しい勤怠締めのために工夫しているポイントなどです。

契約時間通りの始業、終業を目指す！

斉藤マネージャー

過去を振り返ったときに、パート社員が契約出勤時間の5分～10分早く来ることによって、1か月で約500時間の前超勤が発生していました。それなら一人分雇い入れできる、というところに目をつけ、まずは契約時間通りに出勤してもらうことを徹底しています。その意識が根付くことで残業せずに終業する効果もでるようになりました。

 

インタビュアー

具体的にどんな方法で徹底したのでしょうか。

斉藤マネージャー

まずは業務改善委員会の資料として勤怠確認リストを出力し、誰が出勤命令時間より前に出勤しているか所長に把握してもらいます。営業所では該当社員と勤怠確認リストを見ながら面談を実施し、適正な契約時間の見直しと契約時間通りの出勤を促します。出退勤入力のためにPPに列ができることもありますが、個人や会社の一次的な都合で出勤を早めたり遅らせたりするのではなく、しっかりと契約にそって働いてもらうようにしています。

インタビュアー

資料も工夫されていますね！

斉藤マネージャー

はい、超勤にかかる費用を宅急便個数に換算しています。たとえば富山の平均粗利で換算すると、宅急便1万5600個分、1日42個増やしてくださいと言われているのと同じだとわかります。この方がどれくらいのコストが発生しているのか分かり易いと思います。SDが収入を増やそうと営業を頑張る一方で一人一人が意識を変えることで発生しているコストを改善できるとしっかり伝えていきたいです。

 

河原さん

はい。マネージャーとスタッフ3名です。私は長く人事に携わっていますが、現在は育児短時間のため、他のスタッフより早く退勤します。最初の頃に私がいない時間でも他の２人が問合せに対応できるようにマニュアルを作成しました。そこからマニュアルだけでなく、良くある問合せを現場にも展開するようになり、チームも現場もスキルアップにつながったと感じています。

インタビュアー

良い効果が表れていますね。

斉藤マネージャー

これらの取り組みを始める以前は、問題が起こってから対処する、いかに正しく迅速に対応できるかを考える、人事は少しうしろ向きな仕事でした。それを問題が起きないようにするにはどうすれば良いか、未然に問題を防ぐことで前向きに仕事をすることができます。気分が前向きになったり、自分たちの工夫によって相手が腑に落ちて理解するところを目の当たりにすると「仕事っておもしろい」と感じます。

 

富山主管支店の前でジャンプ！

より詳しく取り組みの内容を知りたい方は、「小集団活動発表会」の資料をこちらからご覧ください。※社内PCからご覧ください。