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個人情報の漏えいを防ぐ取り組みの好事例！快適な職場作り、業務効率化もあわせて実現！

2023.03.29

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皆さんが扱っている書類の中には、帳票や伝票など、お客さまの個人情報が含まれる書類がたくさんあります。

こうした書類は正しく廃棄しないと、情報漏えいでお客さまに被害をあたえるだけでなく、会社の信用も失われ最悪の場合、倒産にまで追い込まれることも……。

 

情報漏えいを防ぐには、一人ひとりが個人情報の扱いに気を付けるだけでなく、正しく管理・廃棄できる職場づくりが重要です。

今回は個人情報管理の好事例として、札幌中央北営業所と喜多方営業所の取り組みをご紹介します！

 

 

 

どうして職場レイアウトが大切なの？

詳しくはこちらの記事をチェック！

ごみ箱を30個から8個へ。分別を徹底し、個人情報を適切に廃棄！（札幌中央北営業所）

営業所内の色々な場所にあったごみ箱を集約し、30個から8個に減らしました。

 

ごみの種類ごとにごみ箱は1つなので、捨てる場所が明確で、帳票や伝票が誤って別のごみ箱に捨てられていた場合はひと目でわかります。

 

ごみ箱はSDの導線に合わせて配置しているため、数が少なくても不自由しません。

 

ごみ箱がいっぱいになったらすぐに捨てることを徹底しているので、ごみが溢れることもなく清潔な職場を保つことができます。

どのごみ箱に何を捨てればよいのか一目でわかるようにごみ箱の上部に実物を設置！

「個人情報が記載された書類がどれなのかわからない」という疑問を解消するためにこちらも実物を貼って明確にしている

井上所長からのコメント

営業所長　井上　暁永（イノウエ　アキヒサ）さん

 

・個人情報のごみ箱は、私の机の前に設置しています。ごみ箱の中身は毎日チェックし、個人情報が別のごみ箱に捨てられていたら、捨てた人にごみ箱掃除を担当してもらっています。

・初めは少ないごみ箱に慣れずSDは苦労していましたが、徐々に整理整頓されていたほうが気持ちよく働けることに気づき、今では積極的にごみの分別に協力してくれるようになりました。お互いに注意し合っているのを見かけるほどです。

・整理整頓は、個人情報の漏えいを防ぐだけでなく、仕事のモチベーションアップにもつながります。物を探す時間が無くなれば業務の生産性もあがりますし、営業所が綺麗になればお客さまからの印象も良くなります。窓をきちんと掃除するだけでも営業所の雰囲気は変わりますので、ぜひ試してみてください。

札幌中央北営業所ってどんなところ？

きれいに整理された受付　全員のデスクがお客さまが入ってくる入口を向いている

【所在地】：札幌市中央区北13条西18丁目1-8
【所属人数】：103名
【稼働数】：41稼働（うち、台車稼働7台）
【特徴（拠点の雰囲気や地域特性）】：札幌駅中心部に位置し、世帯数は少ないものの法人が多く、全体の7割を商流が占めるエリアです。
「札幌の台所」である札幌中央市場を抱えており、12月の発送個数は平月の約3倍に膨れ上がります。

 

 

配達日時変更指示書を持ち出させない・出力しない取り組みで、情報漏えいリスクを低減！（喜多方営業所）

以前は「配達日時変更指示書」を印刷しSDに渡していましたが、そもそも個人情報が記載された帳票を営業所から持ち出すこと自体が、外部への漏えいリスクにつながると考えました。

 

そこで、帳票をSDに渡す運用をやめ、GOPが帳票管理を徹底する方法に変更。SDは事務所で内容を確認してから出車するように、運用を変更しました。これにより、SDやアシストによる車内・構内への置き忘れや紛失のリスクが下がりました。


さらに、この帳票データはPPにも配信されているため、出力すること自体を止めました。帳票の出力を止めたことで、営業所での物理的な帳票による情報漏えいリスクが低減され、また副次的な効果として帳票の印刷・廃棄にかかるコスト削減もできました。

 

運用変更前

運用変更後

本間所長からのコメント

営業所長　本間　康友（ホンマ　ヤストモ）さん

・以前は、毎朝100枚以上が印刷されていました。なぜ全て印刷しなければならないのかと疑問を持っていたGOPやドライバーも多かったので、ペーパーレス化はスムーズに進みました。

 

・帳票の出力を止めても品質は落ちていません。むしろ各自がしっかりとPPを確認しなければいけなくなったことで、以前よりもSDの責任感が増したという良い影響もありました。GOPの作業負担も大幅に削減でき、働き方の改善にもつながっています。

 

・今までの仕事の仕方を変えるのは難しいけれど、まずはやってみることが大切。問題が起きるかもしれないと二の足を踏むのではなく、実際に問題が起きた場合に解決策を考えていけばいいと思います。

喜多方営業所ってどんなところ？

【所在地】：福島県喜多方市 豊川町高堂太字免田1049-1

【所属人数】：55名

【稼働数】：20稼働（うち、AC4稼働）

【特徴（拠点の雰囲気や地域特性）】：喜多方市は蔵の街、日本三大ラーメンの1つに数えられる喜多方ラーメンが有名で良質な水を生かした酒造業や伝統的産業や、非金属、繊維、弱電産業も盛んです。
また、北塩原村の裏磐梯地区は豊かな自然環境に恵まれた風光明媚な県内を代表する観光地となっており、毎年多くの観光客が訪れるエリアとなっております。
営業所の雰囲気は、女性が引っ張る明るい営業所です。

#情報セキュリティ#シゴトのヒント#シッカリ！基礎基本
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