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個人情報の漏洩を防ぐカギは職場の環境整備!「ためない」「出さない」「あいまいにしない」で見直そう！

2023.01.04

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知らなかったでは済まされない、情報セキュリティに関する基礎知識を紹介する本企画。

今回のテーマは、「職場の環境・レイアウト」（動線設計）です！

 

皆さんが普段から取り扱っている書類には、個人情報がたくさん含まれています。

個人情報が含まれる書類は、正しく廃棄をしないと、重大な事故を引き起こす可能性も…。

 

正しい廃棄を習慣にするためには、誰でも廃棄しやすい職場環境・レイアウトを工夫することがカギです！

これを機に皆さんの職場を振り返ってみましょう！

 

こんな職場環境・レイアウト、あなたの営業所にありませんか？

×床にごみ箱が大量にあり、備品の整理も煩雑。
×施錠できない段ボールなどを設置し、そこに個人情報が記載された書類を溜めて後から捨てている。

 

 

×構内の荷物入りのロールボックスパレットの中に、確認用の「日時変更指示書」等を放置したまま出車してしまっている。

 

 

×シュレッダーが営業所の端にあり、みんなが使いにくい…。

 

そのほか、こんなことも…

・シュレッダーのくずが常にいっぱいになっているため、使っていない…。

・ECOBoxの鍵を開けたまま運用している…。

良好な職場環境・レイアウトの特徴

【チェックすべきポイント！】
〇一般ごみのごみ箱が少ない！

〇ごみ箱の横にシュレッダーがあってすぐに個人情報を廃棄できる状態にある！

〇出入口近くにシュレッダーが置いてある！

〇電源が供給できない場所でも帳票が廃棄できるようにECOBoxを設置！

そのほか、こんなところも…！

・構造上、業務導線にシュレッダー等を設置することは難しい場合であっても、極力導線上に近い場所を選んで設置して利用している。
・ECOBoxは施錠して使っている。
・シュレッダーの清掃頻度や清掃担当者を明確にし、定期的に行う仕組みをつくろう
・働くすべての仲間たち（社員・アルバイト・派遣社員）が、個人情報の正しい取り扱いができるよう、重要性や廃棄の仕方を伝えよう

帳票など個人情報が記載された書類管理のポイントは「ためない」、「出さない」、「あいまいにしない」

①ためない

いらなくなったらすぐ捨てる！
例：SDが帰ってきたらすぐに捨てられる場所にシュレッダーを設置し、帳票をすぐに捨てる


②出さない

極力不必要な出力をしない！
例：とりあえず印刷！をやめて、必要な書類のみ出力する


③あいまいにしない

処理ルールを明確に決める！
例：シュレッダーのごみを捨てる当番を決めておく。Eco BOXは必ず施錠して使う

 

3つのポイントを押えて、個人情報が記載された書類の適切な管理をしましょう！！

 

誤った個人情報の廃棄をして漏えいした場合、こんなことが！

お客さまの個人情報が漏えいし、悪用され被害にあわれるだけでなく、会社の信用が失墜し、事業継続が困難になる場合があります。また、会社のみならず、情報を流出させてしまった社員自身は、就業規則および法令により罰せられます。
※個人情報保護法違反による罰則は、会社・従業員個人に対して適用されます。

 

詳しくはこちらの記事をチェック！

【シッカリ！基礎基本】ホントに大丈夫？帳票管理の基礎基本

#シゴトのヒント#シッカリ！基礎基本
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