荷物事故処理（銀行振込）のデジタル化で、お客さまへの支払いが迅速に！

10月1日より、銀行振込を伴う荷物事故の処理には電子申請（Agile Works）を使用します。

営業所と主管支店の業務をデジタル化・簡素化し、お客さまへの迅速なお支払いが可能になりました。

この記事では、変更ポイントと電子申請の方法を紹介します。

主な変更点

これまでの課題

営業所の事務担当

荷物事故処理の手続きに時間がかかる。書類を何枚も書かないといけなくて大変。

主管支店の営業（品質）担当

たくさんの書類に色々な人の印鑑をもらうのに時間がかかる。

事務管理センター・経理担当

申請から支払い処理までに時間がかかる。

お客さま

なかなか振り込まれないなあ。

こうした課題に対応するため、紙で提出する書類は最小限にして申請業務を効率化。お客さまへの迅速なお支払いができるようになりました。

【主な変更点】

Point.1：紙での必要書類の提出は最小限にし、Agile Works（電子申請）を使用

Point.2：荷物事故に伴う振込業務を主管支店から本社（東京BPOセンター）へ移管
※Agile Worksとは、これまで紙で行っていた報告・申請・承認・決裁などを電子的に行うシステムです。

 

※クリックして拡大できます。

営業所では…紙での提出書類が３つだけに！！

営業所は、Agile Worksに必要事項を入力し、①荷物事故報告書（品質管理システムで作成し出力）と②個人の場合は示談書（法人の場合は③被請求書）を撮像して申請します。

※①②③は社内便での提出も必要です。

ここからは、Agile Worksへのアクセス方法から荷物事故報告書・支払い依頼までの一連の流れをみていきましょう。

荷物事故処理の申請方法を、3つのSTEPでご紹介！

【STEP.1】まずはAgile Worksにログイン
▼iPadからログインする場合（撮像が必要なため、営業所ではiPadを使用するとスムーズです）

1.下記の2次元コードを読み取り、Agile Worksのログイン画面を開きます。

 

2.ログインIDとパスワード（社員番号とそれに紐づくパスワード）を入力します。

▼パソコンからログインする場合

1.One Necoの「①システムリンク＞②電子決裁システム」をクリックします。Agile Worksが開きます。
※社内のパソコンからのみ可能。

【STEP.2】荷物事故報告書・支払依頼にアクセス

書類作成 > 新YTC > 申請書 > 事務オペレーション部申請書 > BPR関係申請書 から「 荷物事故報告書・支払依頼」を開きます。

【STEP.3】必要事項を入力

“荷物事故報告書・支払依頼”の画面で、4つの必要項目に入力し、画像を添付して申請します。

まずは、直接入力！
①報告/申請内容：荷物事故の概要
②費用振替情報：金銭支出書に代わるもの
③支払先情報：銀行振込依頼書に代わるもの

 

次に、該当箇所にチェック！

④荷物事故対応で利用したシステムや添付書類の確認

必要項目①～④はこれまで個々に書類を作成する必要がありましたが、1つの画面でまとめて入力・申請ができるようになりました。

最後に、必要書類を添付！
画面左側にある”添付”を選択し、必要書類を添付します。

＜iPadの場合はここで撮像して添付します＞
“添付”を選択後、表示された画面左上の”新規”を選択。

登録の画面が表示されるので、“参照”を選択した際に表示される項目から“写真またはビデオを撮る”を選択してカメラを起動させ、書類を撮像して添付します。
 

さらに詳しい操作方法や申請フローについて知りたい方は資料をダウンロードできます。※社内のパソコンから開いてください。

主管支店の業務も簡単に！

主管支店では、Agile Works上で内容を確認できるようになりました。複数の紙の書類を送ったり回したりする必要がなくなり、押印もなくなるため、業務の手間が減り、処理日数も短縮されました。

例えば、営業（品質）担当は営業所から申請された内容を「承認依頼」から確認・対応できます。

主管支店長へは「報告」です。今回、振込業務を本社（東京BPOセンター）に移管し主管支店長が準備金の承認をする必要もなくなったため、主管支店長の確認を待たずにお客さまへの支払いができます。

「承認」「報告」のそれぞれが完了すると、申請書内に承認・確認者名、日付の証跡が残ります。

さらに詳しい操作方法や申請フローについて知りたい方は資料をダウンロードできます。※社内のパソコンから開いてください。

皆さんの業務でご活用ください。