皆さんの声をもとに、「異常荷物コミュニケーションアプリ」がリニューアル

営業所の皆さんが使っている「異常荷物コミュニケーションアプリ」。皆さんのご意見をもとに、6月に機能改善をしました。

この記事では、今回改善した4つのポイントを紹介しながら、早速活用している副都心主管支店 初台営業所・道玄坂営業所（※）の皆さんの声をお届けします。　※両営業所は同居店です。

改善点①自店発送分の対応未完了荷物を発送日時順に表示　顧客名や荷物情報も掲載

Before

自分の営業所から発送した異常荷物への対応が未完了の荷物情報が、初回の通知日時順に並んでいました。また、お客さまに関する情報や商品名、荷物のサイズは表示されていませんでした。

事務 山岸昌美さん

対応中の荷物の状況が探しづらく、それぞれの荷物がどのお客さまの、どんな荷物なのかもわかりませんでした。

After

荷物情報の表示を発送日順（新しい順）に変更。また、対応の優先順位を決めたり担当者を割り振ったりする際にわかりやすいように、顧客名や商品名、サイズ情報を追加しました。

【変更点】

① 「発送日」順（新しい順）の表示・並び替えに変更

② 「顧客名」を表示

③ 「商品情報（商品名／サイズ）」を表示

※「発送日」等の各項目の見出しをタップすることで、降順・昇順の切り替えも可能です

山岸昌美さん

見つけたい案件を探しやすくなりました。また、お客さまの情報を確認できるので、誰が担当するかなどをスムーズに決められるようになりました！

 

改善点②自店で発見し、発店に通知した異常荷物の一覧を新設

Before

事務 佐藤尚子さん

自分の営業所で発見し、発店に通知した損傷や誤着の荷物のうち、どれが未対応で、どれが対応済みかなど、荷物の状況を確認しにくかったです。

After

自店で発見し、発店に通知した荷物の一覧を新設しました。自店発送分と発店に通知した異常荷物の内容を分けてスムーズに確認できるようになりました。

【変更点】

① 通知日時（初回）の新しい順に表示
② 「顧客名」を表示
③ 「商品情報（商品名／サイズ）」を表示
※「通知日時」等の各項目の見出しをタップすることで、降順・昇順の切り替えも可能です

佐藤尚子さん

自分の営業所で発見した荷物の状態が一覧で確認できるので、対応漏れ防止につながります。

改善点③「新着通知」を受信日時の新しい順に表示

（※YAMATO NEWS9月号にも掲載あり）

Before

新着通知が初回通知順に並んでいたので、対応中の案件の新着通知を見つけるのが困難でした。

After

山岸昌美さん

新しいコメントが来ている案件が一目でわかるようになり、一件ずつ通知を開く手間がなくなりました。

改善点④初回通知をわかりやすく表示

（※YAMATO NEWS9月号にも掲載あり）

Before

どれが未対応（初回通知）でどれが対応済みかを、見分けることが困難でした。

After

未対応分（初回通知）に「●」がつき、太字で表示されるようになりました。

事務・GOP 岩見綾さん

未対応の案件を見つけやすくなり、対応漏れの防止につながっています。

【おすすめ機能】営業所内の引継ぎ

損傷・誤着の荷物に関する情報を下の図のように入力することで、簡単に漏れなく、営業所内の引継ぎができます。

佐藤尚子さん

交替で勤務しているので、案件の初期対応者が不在の場合もあります。お客さまや社内から問い合わせをいただいたら、初期対応者と対応内容を確認し、スムーズに対応できるようにしています。

 

【コラム】初台・道玄坂営業所は玄関が素敵！

初台・道玄坂営業所の入口前には、植栽と共にトウモロコシやトマトなどが植えられていたり、ミニチュアの飾りが設置されていたりと、こだわりの空間が広がっています。

この素敵な空間を作り日々お世話しているのは、SDの大前 勇さん。「来店されるお客さまを綺麗な入口で迎えたい。営業所前の歩道を通る方々に喜んでほしい」との思いで始めました。お客さまから「前を通るたびに楽しみにしています」「ありがとうございます」とお声がけいただくこともあるそうです！

業務用iPadの、その他の便利な機能をチェック！

iPadで営業所の業務が便利に。iPadならその場で「荷物問合せ」できます！など