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【必見】続々スタート！営業所の内勤業務がより効率的に！

2022.06.08

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5月の不明荷物調査システム機能のリニューアルを皮切りに、営業所の内勤業務を効率化する仕組みが続々、導入されます。これからも、お客さまに良いサービスを提供いただけるように、「お客さまに向き合う時間」をつくりだす、新しい取り組みを準備しています。まずは、6月末までに始まる４つの改革をご紹介します。

 

不明荷物調査管理システムの機能が拡充（5月24日開始）

BEFORE

・期日までの日数管理や配完確認が大変…

・FAXや電話での再調査依頼が面倒…

AFTER

・期日を設定すれば自動で発店への再調査依頼や返品期日の管理も可能！
・システム内で完結するので簡単！

 

不明荷物調査管理システムに、再調査の日を登録することで、FAXで行っていた再調査依頼が、システムから自動で行えるように。FAX運用の廃止が進んでいます。

 

損傷・誤着の通知をタブレットでスムーズに報告（6月13日開始予定）

BEFORE

・FAXや電話で連絡することが多い…

・損傷を発見した営業所やベースからのFAXがたまっている…

・伝票をコピーしたり、荷姿を絵で描くのが大変…

AFTER

・タブレットに必要項目を入力するだけ！
・お客さまにもすぐにお伝えできる！

荷物事故が起きた際、今まで発店へFAXや電話で報告していた工程がタブレット端末の「異常荷物コミュニケーションアプリ」からスムーズに通知できるようになります。送り状や荷物の状態はタブレットで撮影。今まで紙でやり取りしていた指示や、荷姿を絵で描くことがなくなります。

アプリ画面イメージ

アプリ画面イメージ

PP入力で資材販売票が不要に！（6月14日開始予定）

BEFORE

＜お客さま＞

手書き起票の待ち時間が長い…

＜社員＞

資材販売に手間と時間がかかる…

AFTER

＜お客さま＞

起票の待ち時間ナシが嬉しい！

＜社員＞

スムーズに資材販売ができる！

梱包資材の販売の際、今まで資材販売票に手書きしていた工程が、PP入力に切り替わります！お客さまをお待たせする時間が短くなり、データでの在庫管理が可能に。最初はPPへの品番入力は手入力ですが、将来的にはバーコード入力の導入も計画しています。

 

資材の棚卸がペーパレスに！（6月14日開始予定）

BEFORE

・前日の情報反映に手間がかかる…

・在庫の確認が大変…

・責任者のハンコをもらわないと…

AFTER

・タブレットで完結！
・いつでもほとんどリアルタイムで在庫状況が反映される！
・ハンコが不要！

タブレット端末に資材在庫の管理機能を搭載することで、当日の入庫と持出のデータを情報入力から約15分で反映させるセミリアルな管理に。Bizシステムにデータを連携することで、主管支店との間で紙でやりとりしていた棚卸報告も不要になります。

 

このようにタブレット端末やPPでの情報入力で完結する業務が増えることで、FAXや紙のやり取りが減るペーパレス化と、業務にかかる時間が短縮する効率化が実現します。

担当者より

PS部 業務改革グループ シニアマネージャー
今井 康子さん

業務改革グループでは、お客さまと向き合うことができる環境を整備するために、これまで「当たり前」だったことの変革を進めています。
今回の取り組みはまだまだ小さな一歩ですが、今後も皆さんの業務が、より簡単に、よりスマートに、よりシンプルになる世界へ変革していきます。ご期待ください！

今回ご紹介した取り組みは7月号冊子版でも詳しくご紹介します。

 

＜＜＜【7月号の前ページ】「女性だから」ではなく「自分らしい」コミュニケーションで仲間を大切にしたい。小川営業所所長　風見明子さん(後編)

 

【7月号の次ページ】全員参加のカイゼンでベース作業がより安全で効率的に！＞＞＞

#デジタルの力#デジタルの力で仕事をもっとスムーズに
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