冊子【チームをつくる！】社長賞の裏にあったコミュニケーションの課題！業務改善に「全員参加」してもらう苦労とは！？
2021.08.27
社長賞を受賞した厚木事務管理センターの事務管理集約プロジェクトについて語っていただきました！
左から、藤村 春佳さん、永沢 久子さん、佐藤 秀子さん、根津 靖世さん。
プロフィールをご紹介！
永沢 久子さん
入社33年目
趣味：韓流ドラマ
佐藤 秀子さん
入社33年目 現在はYSS社員として勤務
趣味：茶道
根津 靖世さん
入社19年目 今年5月、マネージ社員へとキャリアアップ
趣味：手芸
藤村 春佳さん
入社9年目 会計マネージャー
趣味：キックボクシング
社長賞の裏にあったコミュニケーションの課題！業務改善に「全員参加」してもらう苦労とは！？
- 藤村
昨年の山梨事務管理センターとの業務集約にあたり、厚木事務管理センターでは業務改革を行うこととなりました。みんな、業務量が増えて、パンクするんじゃない
かと不安に思っていたんです。
- 根津
そんな中、私がマネージ社員を目指す試験の一環として、小林事務管理センター長より、「担当者がいなくても仕事が回るように、出納チーム全員で業務を行う体制を整えよう」と、と、パート社員のチームづくりを任されたのですが、業務について知らないことも多い自分にできるのか不安でした。
まずは業務を時間別に洗い出し、チームごとの時間帯別業務表を作成しました。ただ、私一人が一生懸命考えて時間割表を作っても、やりきれなかったんです。業務の偏りがでて、一部の人にしわ寄せがいってつらい思いをさせてしまうこともあり、申し訳なく感じていました。
- 藤村
チームの目線を合わせるために、小林センター長は何度も「それは本当に営業所のためになるのか」「現場で働くSDさんやスタッフさんを支援できるのか」「その先に居るお客さまのためになるのか」と声を掛けてくれましたよね。
- 根津
センター長も含めたミーティングでは、全員参加の意識を持ってもらう為に「自分はこういうふうにしたらできる」という意見を一人ずつプレゼンしてもらいました。その後、少人数のチームを作り、一つの業務を2～3人で担当することにしました。少人数なら発言もしやすく、当事者意識が生まれます。業務の改善はやる本人に考えてもらうのが一番良いと思います。
- 永沢
プロジェクトが進むにつれて、業務に対する意識も変化していったように思います。以前はそれぞれが自分の仕事で精いっぱいでしたが、周囲に気を配ったり、現場目線で何をすべきかを考えたりできるようになっていきました。
- 藤村
「担当の人がいないのでわからない」ということがなくなったのは、目に見える成果です。出納チームにとっては、営業所の皆さんがお客さま。そのお客さまのために改善していくという目標ができました。
- 佐藤
助け合おうという意識が強くなったことで、コミュニケーションの重要性にも気づきました。
社内便業務など、チーム共通の仕事は「気付いた人がやる」状態で特定の人に負担がかかっていて、不満の種になっていたと思います。そのことに気付いてからは、「今日の午前中は業務が少ないから」「昨日やってもらったから」など、一声かけて分担するようにしました。
また、休みなどで人手の足りないチームがあれば朝礼後に声をかけ、余裕のあるチームが手伝うようになりました。
対談を終えて
あらためて素晴らしいメンバーに恵まれたなと実感しました。
周りに気を配って、これからも、「おはよう」「お先に」と挨拶を忘れずに心を通い合わせていきます！
WEB限定記事では、普段の業務でのコミュニケーションの課題についてさらに詳しくご紹介
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